Encore méconnu en France, le poste d’office manager (OM) s’est fortement développé ces dernières années. En résumé, il est le bras droit de la direction : il s’occupe généralement du bon fonctionnement d’un service, de sa gestion et de sa supervision. Ses missions sont très variées : gestion de l’assistanat du directeur général, gestion administrative, gestion des agendas, gestion juridique, rédaction des comptes-rendus de réunions…
QUELLES SONT LES COMPÉTENCES D’UN BON OFFICE MANAGER ?
Être office manager n’est pas donné à tout le monde.
Ce métier requiert de l’expérience, mais aussi des compétences
et des qualités humaines spécifiques :
Qualités personnelles
Organisation et gestion des priorités
Le panel de missions est très large, il faut donc être capable de hiérarchiser les demandes pour y répondre dans les bons délais.
Excellent relationnel
L’office manager endosse de nombreuses casquettes dont celle de « Chief happiness manager » : il doit veiller au bien-être et à la qualité de vie des salariés. Un bon sens de la compréhension et de l’écoute est donc primordial pour entretenir une bonne entente entre tous les membres de l’entreprise. Une bonne communication facilitera également les relations puisque l’OM s’occupe de transmettre les informations internes et externes.
N’oublions pas qu’il est une passerelle entre la direction et les employés.
Polyvalence et réactivité
Il supporte de nombreuses responsabilités déterminantes pour l’entreprise, il faut donc qu’il soit proactif et autonome pour réussir à gérer les différentes demandes et à faciliter efficacement le travail du directeur général. Il doit également être une personne fiable et inspirer la confiance de toute l’équipe.
Bonne gestion du stress
La longue liste de tâches à accomplir peut parfois être effrayante. Pourtant, en tant que pilier de l’entreprise, l’office manager doit pouvoir garder son calme en toutes circonstances et s’adapter en fonction du contexte. Des nerfs d’acier sont une qualité indispensable pour ce poste.
Compétences techniques
- Logiciels bureautiques : Suite Office de Microsoft (Excel, Powerpoint Word…), logiciel de gestion des plannings, de paie
- Notions sur le droit du travail et de la législation sociale
- Langues : excellent niveau de français à l’écrit comme à l’oral et au minimum un bon niveau d’anglais (plusieurs langues étrangères appréciées).
Vous l’aurez compris, « Office manager », « Chief Office manager », « Chef d’orchestre », « couteau-suisse », « touche-à-tout »… Autant de termes pour qualifier ce poste que de qualités requises pour sa bonne exécution.
LE RÔLE DE L’OFFICE MANAGER
L’OM a plus d’une corde à son arc. Parmi les nombreuses compétences de l’office manager, il a pour mission principale de recruter les meilleurs prestataires pour les différents secteurs indispensables à l’entreprise : restauration, informatique, plomberie, jardinage… et notamment nettoyage. L’OM cherche à trouver le prestataire qui répond exactement à ses besoins et qui partage des valeurs communes. De plus, étant une dynamique d’optimisation, il préfèrera avantager les entreprises aux qualifications multiples afin de limiter les coûts, les formalités administratives, les démarches et ainsi bénéficier d’un réel gain de temps et de performance.
L’OM peut aussi faire appel à une conciergerie d’entreprise qui s’occupera de chercher les sous-traitants adaptés aux attentes en passant de la livraison de fruits à la maintenance des ordinateurs.
Recommandation Nikita
> Favoriser un prestataire avec un interlocuteur unique afin de faciliter les échanges : gain de temps assuré.
QUELLE EST LA RÉMUNÉRATION D’UN OFFICE MANAGER ?
- Débutant : en début de carrière, l’office manager gagne entre 25 et 32 000 € brut par an. Les responsabilités sont plus limitées : administration du personnel, gestion opérationnelle des Services Généraux et transmission des informations au département comptabilité (coordination du bureau)
- Intermédiaire : entre 32 et 40 000 € brut par an
- Confirmé : jusqu’à 65 000 € brut par an pour les profils très expérimentés (5 ans minimum) et certaines spécificités propres à l’employeur (demande de confidentialité, entreprise internationale…). Les compétences de l’office manager sénior sont un précieux atout pour le bon fonctionnement d’une structure, notamment les start-up.
COMMENT DEVENIR OFFICE MANAGER ?
Les employeurs exigent au minimum un bac +2 et/ou une formation spécifique d’office manager comme le BTS Assistant Manager et Assistant de Gestion PME-PMI permettant de développer les compétences d’office manager.
Des licences professionnalisantes peuvent être réalisées dans un domaine spécifique comme le juridique, les ressources humaines ou encore la comptabilité pour espérer obtenir plus de responsabilités et des missions plus variées dès sa première embauche.
Une solide expérience dans l’assistanat de direction et une forte motivation restent les meilleurs atouts pour charmer le recruteur. L’office manager deviendra le couteau suisse de l’entreprise, il doit se préparer à pouvoir réagir rapidement à toutes les situations.
Le poste d’office manager est de plus en plus recherché par les PME et les TPE, ce qui permet aux dirigeants, souvent multitâches, de déléguer et toute confiance.
Pour les plus grandes structures, notamment les multinationales, le poste s’identifie davantage avec celui de directeur/rice administratif puisqu’il concerne des missions à plus grande envergure.
Les compétences de l’office manager ne servent pas uniquement à la productivité de l’entreprise mais servent aussi de facteur de bien-être (même si en réalité ce dernier influe direction sur l’efficacité de la société). L’une des missions de l’OM étant de veiller à la satisfaction du personnel, il favorise le développement de la politique RSE et contribue à l’épanouissement des collaborateurs.
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